Fokussierte Team-Kommunikation bezieht sich auf die präzise und zielgerichtete Übermittlung von Informationen innerhalb eines Teams. Diese Form der Kommunikation ist von großer Bedeutung für die Effizienz und Effektivität eines Unternehmens, da sie Missverständnisse reduziert und die Produktivität erhöht. Eine fokussierte Kommunikation stellt sicher, dass alle Team-Mitglieder:innen die benötigten Informationen rechtzeitig und klar erhalten, was besonders in komplexen und dynamischen Arbeitsumgebungen essenziell ist.
Bedeutung für das Unternehmen
Eine effektive Team-Kommunikation ist wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden, klare Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Studien zeigen, dass gute Kommunikation zu effektiveren Entscheidungsprozessen, engagierten Team-Mitgliedern:innen und erfolgreichen Projekten führt. Missverständnisse und Kommunikationsbarrieren können dagegen zu verpassten Fristen und gescheiterten Projekten führen (Creately, 2024).
Verbesserung der Team-Kommunikation
Um die Team-Kommunikation zu verbessern, sollten Unternehmen klare Kommunikationskanäle etablieren und eine Kultur der offenen Kommunikation fördern. Dies beinhaltet regelmäßige Team-Meetings, offene Foren für Diskussionen und Kanäle für anonymes Feedback. Zudem ist es wichtig, dass Führungskräfte durch Transparenz und Zugänglichkeit ein gutes Beispiel geben (Creately, 2024; Predictive Index, 2024).
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Schulung der Team-Mitglieder:innen in Kommunikationsfähigkeiten wie aktives Zuhören und Konfliktlösung. Eine solche Schulung kann die Kommunikationskompetenz verbessern und dazu beitragen, dass Missverständnisse minimiert werden (Predictive Index, 2024).
Die richtige Balance zwischen formeller und informeller Kommunikation ist ebenfalls entscheidend. Während formelle Kommunikation strukturiert und dokumentiert ist, ermöglicht informelle Kommunikation einen freieren Austausch von Ideen und fördert die Zusammenarbeit (Predictive Index, 2024).
Auswirkungen auf das Team
Fokussierte Kommunikation beeinflusst das Team positiv, indem sie die Klarheit der Ziele und die Effizienz der Zusammenarbeit verbessert. Untersuchungen zeigen, dass fokussierte Kommunikation und Zielklarheit positiv mit der Effektivität des Teams korrelieren (Bang et al., 2010). In einem Szenario, in dem ein:e Mitarbeiter:in nach einer Woche Abwesenheit ins Büro zurückkehrt und 100 ungelesene E-Mails vorfindet, kann fokussierte Kommunikation dazu beitragen, die negativen Auswirkungen großer Informationsmengen auf die Leistungsfähigkeit zu reduzieren.
Betrachten wir ein Beispiel, wie wichtig fokussierte Kommunikation ist:
- Szenario: Sie kehren nach einer Woche Abwesenheit ins Büro zurück und finden 100 ungelesene E-Mails/Nachrichten in Ihrem Posteingang.
- Negative Auswirkungen: Das Durchsuchen großer Informationsmengen kann die Leistungsfähigkeit einer:s Mitarbeiters:in beeinträchtigen.
- Wie fokussierte Kommunikation hilft: Wenn Inhalte und Informationen fokussiert und rechtzeitig kommuniziert werden, wird die negative Auswirkung auf die Leistungsfähigkeit reduziert.
Mit anderen Worten, wenn jedes einzelne Team-Mitglied darüber nachdenkt, wie es seine Informationen am besten kommunizieren kann, profitiert jedes andere Team-Mitglied (und damit auch das gesamte Team!).
Was haben andere Unternehmen gelernt?
Im Rahmen der Entwicklung dieses Bewertungsinstruments haben wir mit mehreren Unternehmen in einer Reihe von Workshops zusammengearbeitet, um unseren Ansatz zu verbessern und zu informieren. Als Wissenschaftler:innen möchten wir immer den Grund verstehen und die Situation analysieren. In unserer Forschung haben wir Folgendes über fokussierte Kommunikation herausgefunden:
- WWWWW: Ist das gesamte Team darüber informiert, 1) was zu teilen ist, 2) wann es geteilt werden soll, 3) mit wem es geteilt werden soll, 4) warum es geteilt werden soll und 5) wie es geteilt werden soll?
- Qualität über Quantität: Durch sorgfältige Überlegung und effiziente Kommunikation kann die Anzahl der versendeten E-Mails deutlich reduziert werden. Dadurch entfällt für das Team-Mitglied am anderen Ende die Notwendigkeit, irrelevante Informationen filtern zu müssen.
- Fragen an das Team: Da Team-Mitglieder:innen unterschiedliche Auffassungen darüber haben können, was „rechtzeitig“ bedeuten kann, sollte das Team spezifische Erwartungen diskutieren.
- Fragen an sich selbst: Ein Team-Mitglied empfahl, vor dem Versenden einer E-Mail stets zu hinterfragen: „Ist es absolut erforderlich, diese Information zu teilen, und wenn ja, wie kann sie am effektivsten für den:die Empfänger:in präsentiert werden?“ (Hartner-Tiefenthaler et al., 2022).
Literaturverzeichnis:
Bang, H., Fuglesang, S. L., Ovesen, M. R., & Eilertsen, D. E. (2010). Effectiveness in top management group meetings: The role of goal clarity, focused communication, and learning behavior. Scandinavian Journal of Psychology, 51(3), 253–261. https://doi.org/10.1111/j.1467-9450.2009.00769.x
CMOE. (2024). 7 reasons why communication is important in a team. Retrieved from https://cmoe.com/7-reasons-why-communication-is-important-in-a-team
Creately. (2024). Why team communication is the key to team success. Retrieved from https://creately.com/why-team-communication-is-the-key-to-team-success
Fogarty, J., Lai, J., & Christensen, J. (2004). Presence versus availability: The design and evaluation of a context-aware communication client. International Journal of Human-Computer Studies, 61(3), 299–317. https://doi.org/10.1016/j.ijhcs.2003.12.016
Hartner-Tiefenthaler, M., Loerinc, I., Hodzic, S., & Kubicek, B. (2022). Development and validation of a scale to measure team communication behaviors. Frontiers in Psychology, 13, 961732. https://doi.org/10.3389/fpsyg.2022.961732
Predictive Index. (2024). Team communication: What it is, why it matters, and tips to improve. Retrieved from https://predictiveindex.com/team-communication
