Dieser Beitrag untersucht die spontane Kommunikation im Kontext der Team-Kommunikation und hebt ihre Relevanz für ein gut funktionierendes Team hervor. Wir erläutern, wie spontane Kommunikation das Team beeinflusst, und präsentieren ein Beispiel-Szenario. Abschließend werden Erkenntnisse aus Erfahrungen anderer Unternehmen zur spontanen Kommunikation sowie weiterführende Literatur geteilt.
Team-Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil in jedem effizient arbeitenden Team, und die Analyse der Team-Kommunikation erfolgt anhand der drei Dimensionen: spontane Kommunikation, Wissensaustausch und fokussierte Kommunikation. Da jede Dimension individuell ist, wirkt sich dies auch unterschiedlich auf die Kommunikation des Teams aus (Creately, 2024).
Angesichts spontaner Kommunikation ist es wichtig, die Veränderungen in den Arbeitsdynamiken zu beachten, die insbesondere seit COVID-19 die Welt beeinflusst haben. Der Übergang zur Fern- oder hybriden Arbeit wurde zunächst den Unternehmen und ihren:r Mitarbeitern:innen teilweise aufgezwungen, doch heute sehen wir die langfristigen Auswirkungen auf die Verbreitung und den Glauben an flexible Arbeitsmodelle. Mit diesem Wechsel zum hybriden Teammodell wurde der Raum für spontane Kommunikation generell reduziert. Beispielsweise: Kann man sich bei einem Zoom-Anruf so gut verbinden wie bei einer gemeinsamen Kaffeepause in der Küche? Die Herausforderung besteht darin, dass es schwieriger geworden ist, ein Gefühl der Zugehörigkeit und positive Emotionen am Arbeitsplatz zu fördern, da zwischenmenschliche Bindungen schwerer aufzubauen sind. Daher ist es entscheidend, dass Teams, unabhängig von den spezifischen Modalitäten des hybriden Modells, die Möglichkeit für spontane Kommunikation berücksichtigen und fördern (Switchboard, 2024).
Was wird mit spontaner Kommunikation gemeint?
Spontane Kommunikation bezieht sich auf ungeplante, informelle Interaktionen, die spontan stattfinden, wenn man unerwartet Kollegen begegnet, beispielsweise an der Kaffeemaschine oder im Flur. In einer hybriden Umgebung kann dies sich auf „Informationsgespräche“ oder zufällige Unterhaltungen beziehen, die nicht geplant sind (Hinds & Mortensen, 2005). Diese Art der Kommunikation ermöglicht es Team-Mitgliedern:innen, schnell Informationen auszutauschen und persönliche Bindungen zu stärken.
Die Auswirkungen von spontaner Kommunikation auf das Team
Wenn Team-Mitglieder:innen regelmäßig die Möglichkeit haben und nutzen, spontan zu kommunizieren, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie positive Emotionen am Arbeitsplatz entwickeln, ihr Zugehörigkeitsgefühl stärken und ihr Vertrauen in ihre Fähigkeit, ihre Aufgaben zu bewältigen, erhöhen (Hinds & Mortensen, 2005). Spontane Kommunikation trägt zur Schaffung einer geteilten Identität und eines gemeinsamen Kontextes bei, was besonders in verteilten Teams wichtig ist, um Missverständnisse und Konflikte zu reduzieren (Hinds & Mortensen, 2005). Dies wird durch eine Studie bestätigt, die zeigt, dass Teams, die über klare Kommunikationsstrukturen und spontane Austauschmöglichkeiten verfügen, effizienter und zufriedener sind (Nancarrow et al., 2013). Zudem wird durch spontane Kommunikation das Vertrauen innerhalb des Teams gestärkt, da sie regelmäßige und informelle Interaktionen ermöglicht, die den Teamzusammenhalt fördern (Adamovic, 2017).
Ein Beispiel zur Veranschaulichung:
Szenario: Zwischen Kollegen in einem wichtigen Projekt besteht ein Missverständnis.
Negative Auswirkung: Das Team spürt die Auswirkungen des Missverständnisses, und die Spannungen nehmen zu.
Wie spontane Kommunikation hilft: Wenn die Team-Mitglieder:innen in der Lage gewesen wären, spontan zu kommunizieren, hätte das Missverständnis vermieden werden können, und Spannungen oder Konflikte wären viel unwahrscheinlicher gewesen. Anders ausgedrückt, wenn Team-Mitglieder:innen Raum für spontane Kommunikation gegeben wird, kann das gesamte Team von reduzierten Missverständnissen und Konflikten sowie gestärkten zwischenmenschlichen Beziehungen profitieren. Diese Tatsache wird besonders in verteilten Teams oder Teams, die wenig persönlichen Kontakt haben, deutlich (Rich, 1998).
Was haben andere Unternehmen gelernt?
Im Verlauf der Entwicklung dieses Bewertungsinstruments kooperierten mehrere Unternehmen in einer Reihe von Workshops, um den Ansatz zu verbessern und zu informieren. Forschung zeigt, dass spontane Kommunikation entscheidend für das Wohlbefinden und die Effektivität der Teammitglieder ist (Nancarrow et al., 2013). Folgende Erkenntnisse wurden gewonnen: •
Bedeutung des informellen Austauschs: Team-Mitglieder:innen sollten ermutigt werden, sich auch informell über die Arbeit auszutauschen und dies nicht nur für Meetings vorzubehalten. Informelle Gespräche fördern den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit (Rich, 1998).
• Grenze zwischen privaten und beruflichen Gesprächen: Es ist wichtig, dass Team-Mitglieder:innen auch persönliche Interessen teilen können. Dies vertieft die Bindung und schafft ein angenehmeres Arbeitsumfeld (Hinds & Mortensen, 2005). •
Schaffen Sie Raum für das Spontane: In jedem Team, insbesondere jedoch in hybriden Teams, ist es essenziell, dass der Arbeitgeber Möglichkeiten für spontane Kommunikation schafft. Dies kann vielfältige Formen annehmen, von gemeinsamen Abendessen bis hin zu Online-Teambuilding-Aktivitäten. Besonders wichtig ist es, Zeitfenster zu priorisieren, in denen Teams über rein fokussierte Kommunikation hinaus zusammenwachsen können (Nancarrow et al., 2013). Zudem sollten Technologien eingesetzt werden, die spontane Kommunikation unterstützen und erleichtern (Fogarty et al., 2004).
Literaturverzeichnis
Adamovic, M. (2017). Task-technology fit for virtual team collaboration. Journal of International Management, 23(3), 326-338. https://doi.org/10.1016/j.intman.2016.10.001
Creately. (2024). Why team communication is the key to team success. Abgerufen von https://creately.com/why-team-communication-key-success
Fogarty, J., Lai, J., & Christensen, J. (2004). Presence versus availability: The design and evaluation of a context-aware communication client. International Journal of Human-Computer Studies, 61(3), 299-317. https://doi.org/10.1016/j.ijhcs.2003.12.016
Hartner-Tiefenthaler, M., & Loerinc, I. (2022). Development and validation of a scale to measure communication behaviors in hybrid teams. In Academy of Management Proceedings (Vol. 2022, No. 1, p. 16041). Briarcliff Manor, NY 10510: Academy of Management.
Hinds, P. J., & Mortensen, M. (2005). Understanding conflict in geographically distributed teams: The moderating effects of shared identity, shared context, and spontaneous communication. Organization Science, 16(3), 290-307. https://doi.org/10.1287/orsc.1050.0122
Nancarrow, S. A., Booth, A., Ariss, S., Smith, T., Enderby, P., & Roots, A. (2013). Ten principles of good interdisciplinary team work. Human Resources for Health, 11, 19. https://doi.org/10.1186/1478-4491-11-19
Rich, W. C. (1998). Spontaneous talk, linguistic capital, and diversity: Communication in knowledge-based organizations. Administration & Society, 30(3), 316-330. https://doi.org/10.1177/0095399798303005
Switchboard. (2024). Collaboration and communication: The dynamic duo behind productive teams. Abgerufen von https://switchboard.app/collaboration-and-communication
